1. GESTION DES CONTACTS

RP+ est centré sur l’individu. Vos contacts constituent une source unique qui seront invités ou non selon les évènements que vous organisez.

Copie d’écran

L’écran ci dessus montre les différentes informations gérées pour un contact

Fonctionnalités particulières

Recherche par nom

Filtre par entités

Automatisation du titre selon la civilité et la fonction

Tel/fax internationaux

Email : un double clic lance votre programme de messagerie avec l’adresse du contact

Codes NAF : RP+ est livré avec les 700 codes NAF

L’Historique vous permet de suivre un contact au travers des évènements (vient-il ? répond t’il, à quoi l’ais-je invité ?)

Les champs soulignés sont en saisie obligatoire

2. Gestion des Evènements

Chaque événement est renseigné sur ses lieux et dates

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Cet Ecran permet d’éditer le bilan chiffré de fin d’événement et d’atteindre les Invitations.

3. Gestion des Invitations

C’est la tour de contrôle de RP+ ; vous pouvez ajouter nominativement des invités, affecter des lettres types, envoyer le mailing, gérer les retours et les programmes, Suivre vos statistiques

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Si vous avez omis des invités après l’envoi du mailing, pas de soucis, vous les ajoutez et n’enverrez les lettres qu’à ceux là.

Vous voulez 3 ou 4 lettres différentes sur l’événement : c’est possible !

4. Gestion des retours

Sur le même écran, vous gérez les coupons réponses (ou mails, coups de téléphone …) reçus en retour du mailing

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Par défaut, après l’envoi du mailing, une invitation est « sans réponse » ; vous préciserez par la suite si votre invité vient, s’il vient accompagné, s’il est représenté, et pour les présents, vous détaillerez ce à quoi ils s’inscrivent : cocktail, déjeuner, visite, atelier etc… Un carré rouge vous indique dès lors que le programme a été renseigné, et sur combien d’éléments.

5. Listing Retour

Pour avoir une vue d’ensemble de la manifestation, ce listing détaille les invitations par type de retour

Voir annexe 1

6. Listing Programme

Ce listing donne les bonnes information pour organiser la logistique de l’événement ; il ne s’occupe que des invités réellement présents et donne le détail par type de programme.

Voir Annexe 2

7. Gestion des Lettres types pour les mailing

A partir du moment où votre mailing est constitué d’un bloc adresse, d’un objet, d’un titre, d’un corps de lettre, d’une formule de politesse et d’un signataire, vous pouvez directement créer votre lettre dans RP+ et sortir le mailing.

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Vous pouvez gérer plusieurs lettres pour un même événement.

Si votre lettre est de structure plus complexe, vous pouvez confier à Microsoft Word la mise en page, et venir chercher les informations de fusion dans une requête Access.

8. Le Mailing

Il sort selon le n° de lettre choisi et ne s’adresse qu’à ceux qui ne l’ont pas encore reçu. Vous pouvez donc le sortir en plusieurs fois.

Voir exemple en annexe 3

9. Le sélecteur

Il peut être fastidieux d’inviter vos contacts 1 par 1. Le sélecteur va vous permettre de faire une recherche multicritères pour inviter plusieurs contacts simultanément.

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Les critères sont :

- Le gestionnaire interne du contact (qui s’occupe du contact chez vous)

- La fonction du contact

- La catégorie à laquelle vous l’avez rattaché

- Le Pays (et pour la France le Département)

Ex : si vous souhaitez inviter tous les directeur financiers du département 59 gérés par Stéphane, c’est un quelques clics ; vous visualisez et quantifiez d’ailleurs en temps réel selon vos critères.

RP+ empêche d’inviter deux fois le même contact.

10. Les Badges

Les personnes physiquement présentes à l’événement auront un badge (format carte de visite à glisser dans le porte badge)

Voir annexe 4

11. Le Bilan chiffré

Il est le bilan statistique de l’événement, votre retour final sur la manifestation.

Voir Annexe 5